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2014-10-28

社内外問わず、「○○社長殿」「△△部長様」という宛名表記を見かけることが多くなりました。

「社長」とか「部長」という役職名は、そのまま敬称になるので、敬称である「殿」や「様」を付ける必要はありません。

特に「殿」は、目下の相手への敬称となるため、お客様や目上の相手へ使うのは本来は失礼になります。

ところが、実際には「役職に“様”を付ける必要はないと分かっていても、いざ、自分がメールを送るときは、相手に失礼な気がして“社長殿”や“部長様”としてしまう」という声があります。

また、メールを受ける側の方たちにも実際に聞いてみると、「自分宛てのメールの宛名が“〇〇社長”のように役職名だけで“殿”や“様”が付いてないと違和感がある」という声を聞きます。

実際のメールのやり取りでは「役職＋様」でメールを送り、受け取る側もそれを望んでいるケースが少なくないということです。

理屈は分かっていても、気持ちとして抵抗があるということなのでしょう。

このようにビジネスメールの慣習として「役職＋殿」や「役職＋様」が定着しつつある感もあり、この流れは止められないのかもしれません。

その対処法として、ファーストコンタクトでは宛名を「ＡＢＣ株式会社　総務部長　小林様」といった「社名＋役職＋名前＋様」のフルで表記し、２回目以降のメールでは「ＡＢＣ　小林様」と、「社名（株式会社や有限会社を除く）＋名前＋様」で統一するという方法がお勧めです。

「様」はもっとも一般的な敬称で、役職にかかわらず使えます。

ですから、メールのやり取りでは宛名の敬称を「様」に統一しておけば失礼にはなりません。

大勢の人に対して、その一人ひとりへの敬称として使う「各位」も気を付けたい敬称表記です。「関係各位」「会員各位」のように使いますが、「各位」の後に「様」や「殿」を付けるのもＮＧです。

「各位」には、皆様方という敬意が含まれているので「各位殿」「各位様」とすると敬称が重複することになるので注意しましょう。

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