岡山市・倉敷市・総社市・玉野市で活動する税理士・会計事務所

2014-09-06

メールの返信時に相手の文章をどこまで引用すべきか迷うところです。

全文なのか、一部の引用に留めるか、まったく引用しないか。

そこで今回は、その長所と短所を踏まえた具体的な２つのポイントをご紹介します。

＜全文引用と部分引用＞

テキスト形式の場合、ツールバーにある「返信」または「全員に返信」ボタンを押すと、自動的に相手のメール文の行頭に「＞」というインデント記号が付きます。

その際、メールソフトの設定が相手のメール文をインデント記号と共に引用する様式になっているため、相手のメール文を含んだままその上に自分の文章を書いて返信することになります。

これを「全文引用」と言います。一方、やり取りに必要な部分だけを抽出し、それに対する意見や対応を述べる引用の形式を「部分引用」と言います。

＜どこまで引用するかで判断する＞

「全文引用」は、相手のメール文をすべて引用し、やり取りの全過程を残す形式です。

やり取りの「履歴」を残すことができる反面、やり取りが長引くほど引用文も増えてメールが長くなります。

時間が経過してからメールを返信するようなときや、過去の経過が分かった方がよい場合、最初の用件に追加事項や関連事項を伝える場合は「全文引用」が最適です。

必要な部分だけ取り出して返信する「部分引用」は、やり取りの核心部分が分かりやすく、「全文引用」よりメールが短くて済む反面、やり取りが長引いてくると途中経過が分からなくなることがあります。

時間を置かずに返信をする場合、１～２往復程度のやり取りで済む場合に最適な方法です。

このほか、ポイントになる部分のみ「部分引用」でコメントし、最後に確認用に相手のメール文を「全文引用」して返信する「部分引用＋全文引用」もあります。

また、引用は相手のメール文を添削しているような印象を与え、好ましくないとして相手のメール文を引用しない返信形式もあります。

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