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長文のメールを最後まで読んでもらうテクニック
2014-08-16
メールは書く側の「思い入れ」の強さに比例して長くなる傾向があります。
特に言い訳をしたり、相手を説得しようとする場合に長くなりがちです。
そこで今回は、具体的な３つのポイントをご紹介します。
＜適切なメールのボリューム＞
パソコンの画面をスクロールせずに読みとれる文字量が目安となり、行数にして20～25行程度が適切です。
何度もスクロールしなければ読み切れないと、読む側に負担を強いるものです。
苦情や感情的なメール、込み入った内容のメールは、書く側のテンションの高さに任せて送信しがちです。
送った側はそれで気が済んでも受け取る側は迷惑するので細心の注意が必要でしょう。
＜長文のメールである旨を先に伝える＞
長文のメールを送信する際には、まず最初に長文であると断りを入れましょう。
メールの件名や本文の冒頭に長文である旨が述べてあれば、読む側は後で読んだり、読む心構えができたりします。
＜メールを整理する＞
メールの本文が長くなってしまった場合は、送信する前に整理してみましょう。
その方法は３つあります。
1.「見出しを付ける」見出しに「●」「■」などの記号を使って目立たせると読みやすくなります。
2.「先に概要を挙げ、次に詳細を述べる」メール全文を要約し、「最も伝えたいこと」を先に述べ、次に「その理由」、最後に「詳細」という順番で構成すると伝わりやすくなります。
3.「目次を入れる」主な項目を箇条書きし数字で順番を付けて、「目次」としてメールの冒頭に挙げておけば流れと全体像が把握できます。
その他、記号や罫線、空きの行を使って印象に残るレイアウトを心掛けましょう。
メールが長文になると書くことに気をとられがちですが、読む側の視点でもう一度読み返し整えてから送信する習慣を身に付けたいですね。
※当ウェブログの内容等に関するご質問は、受け付けておりませんのでご留意ください。
