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メールの返信が大幅に遅れたときのお詫びと対応策
2014-07-02
返信するのを忘れたまま日数が経過した場合でも、気付いた時点ですぐにメールを返しましょう。
きちんと相手に詫びて誠意ある対応を示すことが大切です。
そこで今回は、具体的な２つのポイントをご紹介します。
＜マイナス印象の表現はＮＧ＞
返信が遅れた際、「忘れていました」「メールを見落としていました」といったマイナスの印象を与える表現は避けましょう。
相手は「自分はその程度にしか扱われていなかったのか」と返信を忘れていたあなたにがっかりすることはあっても、好意的に受け止めることはありません。
「うっかり」「すっかり」「つい」などの表現にも注意しましょう。
その気はないにしても相手を軽んじている印象を与えてしまいます。
＜好印象を与えるお詫び表現とは＞
同じ意味でも相手にマイナスの印象を与えない表現をいくつか押さえておきましょう。
「忘れていました」に替わる表現が「失念していました」。
口語調の「忘れていました」より硬い表現ですが丁寧な印象を与えます。
「失念していました」以外には、タイミングを逃した意を伝える「～しそびれる」もあります。
例えば「○月○日にメールをいただいておりましたのに、返信しそびれてしまい失礼いたしました」のように使います。
「うっかり忘れていた」は「不手際で」という表現に置き換えます。
「不手際で返信が遅れ、ご迷惑をおかけいたしました」のように使います。
「忘れる」「うっかり」といったうかつな印象を与える表現は控え、まずはきちんと対処する姿勢を言葉で伝えたいですね。
ポイントは、返信が遅れた事実を認めたうえで丁重にお詫びの気持ちを伝え、「すぐに対処する」姿勢を示すことです。
返答の遅れを挽回するためにも、「至急、対処いたします」という一文を添えて今後の対応を示します。
こちらの動きは相手に見えません。
だからこそ、誠意ある言葉で「迅速に対処している」姿勢を伝えましょう。
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