岡山市・倉敷市・総社市・玉野市で活動する税理士・会計事務所

2012-09-12

あなたのメールは相手にきちんと読まれていますか？

送信したのに、なかなか返信が来ない。

電話で問い合わせたら、読まれていなかった・・・という経験はありませんか？

相手がズボラなのだ！と責める前に、自分が送信したメールに問題はなかったか、ちゃんと確認してみましょう。

そのチェックポイントが「件名」です。

多忙な人ほど、１日におびただしい数のメールを受信しています。受信したメール数が多いほど、件名で「どんな内容のメールか」を即座に判断するため、何について書かれたメールなのかがひと目で分かる件名でないと読み飛ばされてしまう可能性が高くなります。

「こんにちは」「ありがとうございました」といった誰にでも通用する当たり障りのない件名は要注意！迷惑メールと間違われやすく、ゴミ箱行きになりやすい件名です。

件名がないメールもいただけません。

件名は必ず書く習慣をつけましょう。相手に読まれる件名にするには、本文の内容がダイレクトに伝わるように具体的に書くことが必要です。

「先日の件」ではなく「３月５日の懇親会参加の件」のように日にちや何についてのメールかを記述したり、「お知らせです」ではなく「資料送付についてのお知らせ」のように目的を書き添えたりすることで、件名が具体的になります。

感謝を伝えるメールの件名は「○○についてのお礼」「○○にご参加いただき、ありがとうございました」と、何に対するお礼かを明記します。

何について書かれたメールなのか、件名を読んだだけでおおよそ見当がつく書き方を心がけましょう。

件名を目立たせる工夫としては、【 】（ ）＜ ＞ などの記号を使って特定の言葉や社名を強調するのもひとつの方法です。

初めてメールを送信する相手には、件名に社名と名前を入れておくとよいでしょう。

件名だけでなく、メールの「差出人名」もチェックして判断しましょう。

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