岡山市・倉敷市・総社市・玉野市で活動する税理士・会計事務所

2014-03-30

お互いが気を遣うあまり、返信したら相手からもまた返信が・・・。

エンドレスなやり取りに区切りをつけるには、「返信のルール」を決めて対処しましょう。

そこで今回は、効果的な３つのポイントをご紹介します。

＜自分からのメールは「一往復半」で対応＞

問い合わせや質問、確認などで自分からメールを送信した場合は、自分から送信 → 相手から返信 → 自分から再度送信、という「一往復半」の対応がひとつの目安です。

特に質問や問い合わせのメールを送信した場合は、相手からの返信に満足してやり取りを終わらせがちですが、「ご回答いただき、ありがとうございます」と、回答に対する「お礼」を再度送信して終わりにしましょう。

＜相手からのメールには「一往復」で対応＞

最初に相手からメールが送られてきた場合は、相手から送信 → 自分から返信、という「一往復」のやり取りが目安です。

短く簡潔でよいので、相手のメールを読んだことを知らせる「○○の件、承知しました」「ファイルを受領しました」といった意思表示を心掛けましょう。

自分からの返信に対し、再度相手から返信があり「一往復」以上のやり取りになりそうな場合は、相手の内容でこちらから返信するかどうかを判断します。

特に自分から連絡する必要がないと判断した場合は、そのまま返信せずに終わりにしてよいでしょう。

＜メールを終わらせるときのフレーズを決める＞

何度かメールのやり取りを重ねていくうちに「終わらせるタイミング」を失ってしまった場合は、「もし、上記の内容でご了承いただければ返信はご無用です」といった具合に、何かしら問題や不都合があったときのみ返信するように相手にお願いすれば、それ以上やり取りが続くこともありません。

「ご返信いただき、ありがとうございます。それでは失礼いたします」というシンプルな終わらせ方もあります。

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