岡山市・倉敷市・総社市・玉野市で活動する税理士・会計事務所

2014-02-26

ちょっとした用件や込み入った内容を伝えるのにメールにするべきか、電話にするべきかと迷うことがあります。

そこで今回は、連絡手段に迷ったときの参考として３つのポイントをご紹介します。

＜メールで伝達するほうがよい場合＞

日付、時間、場所、金額など、その情報を明らかにし相手と共有しておきたい場合はメールで伝達するほうが確実に伝わります。

例えば、待ち合わせの時間や場所、打ち合わせの日程など、後で確認を必要とするような内容はメールで伝達しましょう。

仕事のやりとりで相手に記憶しておいてもらいたい情報、記録として残しておきたい内容なども基本的にメールで伝えましょう。

順を追って説明したり、経過を伝えたりする場合もメールが適しています。

＜メール以外の伝達手段を使うほうがよい場合＞

返事や確認を急ぐ場合、書くより話したほうが判断や理解が早い内容については、メールよりも電話で伝達するほうが確実です。

記録として残したくない、残すまでもない内容（その人にだけ伝えておきたい情報、他者の目に触れては不都合な情報など）も電話のほうが伝えやすいです。

場合によっては、電話で要点だけ話し詳細はメールでフォローすることもあります。

対面や電話で相手に連絡ができないときも先にメールで概要を伝え、相手に目を通してもらってから改めて訪問や電話で連絡するのもひとつの方法です。

＜「メールは略儀」であることを忘れずに！＞

初めての相手にお願い事をするようなとき、または退職や転職の挨拶などは、きちんと対面して行うのがマナーです。

簡単に伝達できる点で優れているメールですが、正式な申し入れや挨拶、重要な内容のやり取りの際に使うのは「略式」「略儀」にあたることも覚えておきましょう。

本来は対面や電話で伝えるべき内容を、やむを得ずメールで伝達する場合は、「メールにて失礼いたします」とひと言を添えることをお勧めします。

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