岡山市・倉敷市・総社市・玉野市で活動する税理士・会計事務所

2013-12-11

分からないことでも気軽に質問できるのはメールの利点ですが、質問にもコツやマナーがあります。

そこで、相手から的確な回答を引き出すための３つのポイントをご紹介します。

＜質問は件名から始まっている＞

質問メールによくある件名が、「質問です」「教えてください」「分かりません」などです。せめて「何について」の質問なのか、「何を尋ねたいのか」「どこが分からないのか」を件名にも記しましょう。

質問事項がひと目で分かる件名にしておけば、本文では「標題の件についてですが」と、具体的な質問内容に踏み込んでいけます。

＜質問する前に下調べを！＞

質問される側にとって答えに窮する質問は下準備ができていない質問です。

「何が」分からないのか、「どこまで」が分かり「どこから」が分からないのか、「どのように」困っているのかをはっきりさせましょう。

質問の的が絞れていれば知りたいと思う「核心」に近い回答を得ることができますが、ポイントが定まらないぼんやりとした質問は「それなり」の回答しか得られません。

「分からない」「知らない」という状態のまま相手に助けを求めるのではなく、少なくとも疑問点を具体的に説明できるまで自分で下調べをした上で質問する習慣にしましょう。

＜質問への回答にお礼を＞

質問した相手から回答が返ってきたとき、きちんとお礼のメールを送っていますか？

自分の疑問が解けて納得すればそれで満足してしまい、お礼を忘れているケースが意外と多いものです。

しかし、相手が回答するために費やした時間と労力を考えれば、短くてもお礼の気持ちを伝えるのが最低限のマナーです。

お礼に添えて結果報告があれば申し分ないでしょう。

質問に対する回答によって解決したかどうか、質問された側も「結果」には関心を持っているものです。

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