岡山市・倉敷市・総社市・玉野市で活動する税理士・会計事務所

2013-11-16

メールでも自分の主張ばかりする人は敬遠されてしまいます。

メールは双方向なツールです。

自己完結せず、相手と対話するように心掛けましょう。

そこで今回は、メール対応の３つのポイントを紹介します。

＜自分の意見を通したいときほど相手の意見を聞く＞

「私はこうです」「私はこう思います」と、主語が「私」で始まるメールは読む側をうんざりさせます。

意見を持つことは大切ですが、自己主張が過ぎるメールは「押し売り」と同じです。

自分の意見を通したいときほど、まずは相手の意見や考えを聞きましょう。

「相手はどう思っているのか」を聞き出し、その上で双方の違いや同意する点を整理すれば、お互いが納得しながら進めていけるのでわだかまりも残りません。

＜相手を否定してかからず、まずは受け入れること＞

「自分の方が正しい」という気持ちが強いほど、断定的に決めつけたり、相手の意見を最初から否定したりしてしまいがちです。

「～の方が正しい」「～すべきではない」とはじめから相手を否定してかからず、「おっしゃるとおりです」「確かに」「なるほど」と、相手の言い分を受け入れてから「ほかにもこのような考え方があるのではないでしょうか」と別案を提示すれば、相手に意見を示しやすくなります。

＜用件に入る前に相手に歩み寄るひと言を＞

自分の主張を押し通すほど感情的なメールの応戦になりがちです。

感情的なメールは、売り言葉に買い言葉でヒートアップすることはあっても解決には向かいません。

「自分は間違っていない」という場合でも、客観的な視点を持ち冷静な対応を心掛けましょう。

「お言葉を返すようですが」の後に続く文は、「です」と言い切らず「ではないでしょうか」と問いかける形にすると表現が和らぎます。

メールは話し言葉に比べてきつい印象を与えがちなので、言葉を選び慎重に対応することを忘れないようにしましょう。

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