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表現のぜい肉を落として簡潔なメール文にする
2013-09-07
表現のぜい肉が多い文章はまとまりがなく、何がポイントなのかが上手く相手に伝わりません。
今回は簡潔にムダなく、きちんと意図が伝わるメールにするための３つのポイントを紹介します。
＜敬語は一文に１つか２つ＞
相手に失礼のない丁寧な表現を意識するあまり使い過ぎてしまう
のが敬語表現です。
「お」や「ご」を使い過ぎていませんか。
× 季節の変わり目、お体にはお気を付けてお過ごしください。
○ 季節の変わり目、くれぐれもご自愛ください。
このように「お」を繰り返し使う代わりに、相手の体調を気遣う
「ご自愛ください」という言い回しを使うほうがすっきりします。
＜易しい表現に書き換える＞
難しい表現や格式ばった表現を多用していませんか。
堅苦しい表現を使っても丁寧で知的な文章になるわけではありません。
もっともらしく見える形だけの言葉でその場しのぎをするのではなく、「実際にどのように対応するか」という具体的な対策をやさしい表現で分かりやすく相手に伝えることが大切です。
× 抜本的かつ体系的な改善を早急に行います。
○ 原因究明と全体の改善を９月８日から始めます。
＜「思います」より、「します」「です」と言い切る表現を使う＞
「～と思います」「～しようと思います」のように、「思います」を多用していませんか。
「思う」で終わらせるのではなく、「～です」「～します」と言い切るほうが相手にやる気が伝わります。
「～かもしれません」「～のはずです」などどっちつかずの表現ではなく、ときにはどのように対処するか言い切ることも大切です。
× 誤字を見落とさないようにしようと思います。
○ 誤字を見落とさないように気を付けます。
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