岡山市・倉敷市・総社市・玉野市で活動する税理士・会計事務所

2012-09-05

オフィスでの電話応対では、何を意識し何を大切にしていますか？

即答できなかった方は、仕事で損をしているかもしれません。

仕事の際でも携帯電話が一般的になった今日、「今さらそんなこと」と思われるかもしれませんが、電話の向こうの取引先はこちらが思う以上に「電話応対」に敏感です。

無意識のうちに、電話で会社の信用度を判断しているのです。

オフィスでの電話、まずは３コール以内で出ましょう。

もしそれ以上なら「お待たせしました」の一言を忘れずに。

それを超えると待たされたと感じ、「マナー違反」と取られかねません。

次に、どんなに忙しくても、落ち着いて丁寧な応対を心がけること。

せわしなく対応が雑な会社には、仕事を頼もうとは思わないものです。

そして最も大切なのが「電話メモ」です。

これは、紙でもメールでも構いません。

先方の指名者が不在の場合、たとえ「携帯に電話します」とか「メールします」と言われても、必ず電話があった旨を担当者に伝えましょう。

もちろんメモには「いつ」電話があったか（日付と時刻）をしっかりと記載します。

メモを見た担当者が先方に連絡する際、「何度もお電話いただきまして」「ご連絡が遅くなりまして」という一言があれば先方も好印象を抱きます。

それが会社の信頼度を高め、あなた自身の仕事人としての価値を高めることにもつながっていくと思います。

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