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メールで好印象を残すための注意点
2013-07-27
好印象を与えるメールの必須条件は「読みやすさ」です。
ところが、表現に気を遣ったり一生懸命に書いたつもりでも、知らず知らずのうちに嫌われるメールになってしまうことがあります。
あなたのメールは大丈夫ですか？
「長い」「あいまい」「読みづらい」が嫌われるメールの三要素です。
そこで今回は、相手に迷惑がられたり、嫌われたりしないメールにするための対策を紹介します。
1. 長い／適度に文を切ることが大切です。
「詳しく伝えよう」「丁寧に書こう」と書くことに集中するほど、言い回しや表現に気を取られてメールが長文となり、本来伝えるべき用件が分かりにくくなっていくという経験はないでしょうか。
「が」「～なので」「～だから」を繰り返し使うと、文がだらだらと長くなるので注意しましょう。
丁寧に表現しようと「～させていただきます」などの過剰な敬語表現を多用するのも文を無駄に長くしてしまいます。
長文メールにしないためには、結論から先に述べることも重要です。
相手が最も知りたいこと、相手に最も伝えたいことを最初に述べます。次にその理由を挙げ、さらに詳細を述べることで結論とその理由を補足します。
「結論→理由→詳細」という文の運びを意識しましょう。
2. あいまい／できるだけ数字を使い具体的に書くことが大切です。
「だいたい～くらい」「多分～だと思います」「おそらく～じゃな
いですか」という漠然とした表現は誤解を招きやすく、トラブル
の元となります。
こうした「あいまい」なメールは要注意です。
対策としては、「時間」「日時」「量」「広さ」「大きさ」など、意識的に数字を使って表記しましょう。
そうすることで相手が全体像をイメージしやすく具体的に伝わります。
3. 読みづらい／誰にでも分かるやさしい表現にすることが大切です。
間接的で回りくどい表現、難解な用語や専門用語の多用は「読みづらい」メールの原因になります。
語り過ぎず省略し過ぎず、一度読めば内容がすっと理解できる明快・明瞭な表現を心がけましょう。
※当ウェブログの内容等に関するご質問は、受け付けておりませんのでご留意ください。
