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「社内向けメール」の基本
2013-06-24
「社内向けメール」の場合、最低限の礼儀をわきまえた上で「社外向けメール」に比べ、より内容重視で簡潔にまとめることが求められます。
儀礼的な挨拶や言い回しは避け、伝達すべき要件を結論から先に書きましょう。
そこで、「社内向けのメールを書く際に押さえておきたいポイント」を「宛名」「書き出し」「自分の名前」「本文」「結び」「署名」の６つのパーツ別に考えてみます。
1. 宛名／相手の部署、役職、名前を明記します。社内に同じ姓の社員がいる場合もあるので、部署や役職を添えておくと誤って送信した場合に間違いであることに気付きやすいです。
「部長」「課長」などの役職や「各位」はそれだけで敬称となるので、「さん」「様」「殿」を付ける必要はありません。
2. 書き出し／儀礼的な挨拶や長々とした前置きは不要なので、すぐに本題に入ります。
社内向けメールの書き出しの定番フレーズが「お疲れさまです」です。
「ご苦労さま」は目上から目下の相手に使う言い回しです。
部下が上司に対して使うと大変失礼になるので十分に注意しましょう。
3. 自分の名前／社内向けメールであっても、自分の部署と名前は必ず記載しましょう。
社内に同じ姓の社員がいる場合は、部署名があれば容易に区別がつきます。
4. 本文／儀礼的、形式的な文言はできるだけ省き、必要な用件だけを簡潔にまとめます。
箇条書きや記号を使い、ひと目で内容が理解できるように「見た目」の分かりやすさを工夫します。
5. 結び／返信が必要な場合には、その旨を明記しておきましょう。
「６月９日13時までに返信をお願いいたします」という具合に、期日を明記しておくと相手からの返信がより確実になります。
6. 署名／名前だけでなく、メールアドレスや内線番号など、最低限必要な連絡先を署名に記載しておきます。
「社外向けメール用」とは別に「社内向けメール用」の署名があると、使い分けができて大変便利です。
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