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2013-03-13

メールの最後に添える「署名」は目立つように罫線などで飾るよりも、連絡を取る際に必要な情報がきちんと盛り込まれていることが重要です。

署名に必要とされる要素は「氏名」「社名・部署名」「連絡先」の３つです。氏名はフルネームで明記します。

珍しい姓や読み間違いされやすい氏名の場合は、読み仮名やローマ字表記を添えておくとよいでしょう。

署名には社名だけでなく、「総務部」「広報課」などの所属する部署名も併記しておきます。

連絡先としてはメールアドレスやＷｅｂサイトのＵＲＬのほかに電話番号、ＦＡＸ番号、郵便番号、所在地など複数の情報があるほうが相手にとっては親切です。

メールのやり取りだけでなく、電話で連絡したり資料を送付したりするときにメールの署名で電話番号や所在地が分かれば、その都度、名刺を引っ張り出して見返す手間が省けるので大変便利です。

意外と見落とされやすいのが郵便番号です。

メールの署名に必要ないと思われがちですが、書類などを送るときに署名に郵便番号があるだけでスピーディーに対応できます。

電話番号は会社や部署の内線番号のほか、営業職のように外出が多い場合や緊急の連絡先として携帯電話の番号を明記する方もいます。

メールの署名は名刺よりもカスタマイズが容易で、使い分けることができるという利点があります。

例えば、「氏名」「社名・部署名」「連絡先」の３つの基本要素で構成した署名は対外的なメールのやり取りに使用して、社内向けには「氏名＋部署名＋内線番号」で構成したシンプルな署名という方法もあります。

頻繁にメールのやり取りをする相手へも簡略化した署名を使うとよいでしょう。

署名も情報伝達のための重要な一手段です。

先に挙げた３つの基本要素のほかに、「会社のキャッチフレーズ」「スローガン」「新製品・新サービスの情報」「異動や移転」「休業日のお知らせ」など、その時々でアピールしたり告知したい情報を署名に付け加えることで継続した情報発信を図ることができます。

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