岡山市・倉敷市・総社市・玉野市で活動する税理士・会計事務所

2013-01-10

日ごろのメールのやり取りで意識したいのが「ポジティブ・ライティング」です。

例えば、上司から仕事ぶりを褒められたときの対応として、「いいえ、大したことはありません」と否定して謙遜するより、「ありがとうございます。光栄です」と肯定して感謝の意を伝えるほうが好印象を与えます。

このように否定的（ネガティブ）な表現を避け、肯定的（ポジティブ）に表現し直すことをポジティブ・ライティングと定義しています。

相手の言い分を肯定して受け止めることで、相互のやり取りを円滑にする効果があります。

たった一文字の助詞の使い方でも、読み手に与える印象はがらりと変わるものです。

次の２つの文を比べてみてください。

「山田さんでいいので至急お願いします」と「山田さんがいいので至急お願いします」。

「山田さん」の後が「で」の場合は「誰でもいいので、とりあえず」というおざなりな印象を与えますが、「が」の場合は「ぜひ、山田さんにお願いしたい！」という気持ちを伝えるとともに、その人でなければならない意志を感じさせます。

「～でいいので」というフレーズが相手のやる気をそぐのに対し、「～がいいので」という表現は相手のモチベーションをアップさせます。

では、相手が知っているかどうかを尋ねるとき、どのように表現すればよいでしょう？

「○○についてご存じないでしょうが」と頭から決めつけて否定するのではなく、「○○についてご存じかもしれませんが」と知っているか
もしれないという前提の表現にすれば、相手も気を悪くすることはありません。

相手に意見するときも「それは違います」「私は反対です」と最初から否定してかからず、「そのような考え方もありますが」と相手の言い分を受け入れてから反論すれば角は立ちません。

メール文を書くときは、相手が嫌な思いをしないように賢い言い換え方を心がけましょう。

否定や禁止から始めるのではなく、可能や肯定で相手に伝えることを意識するとメール表現がワンランクアップします。

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