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メールで感じよく断るための３つのポイント
2012-11-30
依頼や誘いを断るのは気が引けるものです。
断った後も相手と気まずくならず、良好な関係を維持できるメールのやりとりを心がけましょう。
相手に不快感を与えないように断るためのポイントは３つあります。
１.まずは依頼や誘いに対する感謝を述べる（感謝）
２.断る理由ははっきりと述べるが、表現は婉曲に（理由）
３.断って終わりでなく、次につなげるひと言を添える（フォロー）
断るときのメールは、つい「すみません」から始めてしまいがちですが、声を掛けてくれた相手の厚意に対して、まずは「ありがとうございます」と感謝の言葉を伝えるほうが感じが良いものです。
頭から拒否の姿勢を示すのではなく、相手のことを受け入れる姿勢を示すのが「ありがとう」という言葉です。
次に、断る理由をきちんと伝えます。「今日はちょっと・・・」のような曖昧な表現や、自分の都合ばかり並べないように注意しましょう。
「嫌です」「無理です」「できません」といったストレートな表現は相手の反感を買います。
「あいにく」「せっかくですが」「残念ながら」など、緩衝材になる言葉を添えるようにすると直接的な表現が和らぎます。最後に、断って終わりではなく「次も声を掛けよう」と相手に思わせるフォローも忘れずにしましょう。
依頼に対しては「Ａは難しいですが、Ｂであれば対応可能です」のように代替案を提示します。
誘いに対しては「残念ながら今回は参加できませんが、次回は必ず参加しますのでお声掛けください」のように、これっきりではないことをアピールしましょう。
最も避けたいのが、「できるかどうか分かりません」「そのときになってみないと」というあやふやな対応です。
先送りやごまかしではなく、対応できない理由を誠意を持って伝えれば、相手の信頼を得ることができます。
断るときは「今日対応することは無理です」という否定表現より「明日なら対応可能です」という肯定表現を使うようにすると、相手に「前向き」「積極的」な印象を与えることができます。
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