岡山市・倉敷市・総社市・玉野市で活動する税理士・会計事務所

2012-10-14

「アレをアレしておいて」「アレもコレもソウだから」といった指示の出し方をしてしまったことはありませんか？

具体的な名称や固有名詞がとっさに出てこず、「アレ」「ソレ」「コレ」で済ませてしまうのですが、これでは相手には何を指し、どうすればいいのかがさっぱり分かりませんね。

ビジネスメールでも似たような例があります。

期日を「来週の初めに」とか、「昼イチでお願い」としてしまうケースです。

メールを送る側が想定する「来週の初め」や「昼イチ」を、受けとる側も同じように捉えているとは限りません。自分は「来週の初め＝月曜」のつもりでも、相手は「来週の初め＝火曜くらいまで」と捉えていたら、その時点で一日のずれが生じ、後で「こんなはずでは・・・」と行き違いを悔やむことに。

このようなトラブルを未然に防ぐためにも、「あいまい」「あやふや」な表現は避け具体的に伝えることが必要です。

対策としては「来週の初めに」ではなく、「来週の月曜日中に」とか、「９月２５日火曜日の午前９時までに」と日時を明記します。

日時以外にも量や数を伝えるときは「いつもよりたくさんの問い合わせがありました」より「通常の２倍の240件の問い合わせがありました」のほうが具体的です。

「たくさん」では「多い」ことは伝わっても、どのくらいの問い合わせ件数があったのかは分かりません。

「240件」だけでなく「通常の２倍」と、どの程度増えたのかまで添えると、比較も容易にできていかに多かったかが分かりやすく伝わります。

このように数値で表すことを意識すると具体的で説得力が増します。

結びの言葉も「また今度お会いしましょう」より、「次回の例会で、ぜひお会いしましょう」と書くほうが本気度が伝わります。

「だいたいでいいや」とアバウトに捉えず、実現可能な返答を心がけると確実に相手に内容が伝わり、「できる人」と評価もアップします。

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