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2012-10-11

メールやＷｅｂ、携帯電話を介したコミュニケーションがビジネスでも当たり前になりましたが、だからといって「紙」でのやり取りがなくなったわけではありません。

役所関連の提出書類など、収入印紙を貼ったり署名・捺印してのやり取りというのは今でもありますし、この手の書類の多くが「相手からの回収」や「提出」が必要となる重要なものです。

このような返してほしい書類が、なかなか先方から戻ってこないことも多いのではないでしょうか。

そこで、「書類の送り方」をひと工夫してみましょう。まずは、返送用の封筒を用意し返送先を記載します。

そして、その封筒に必要な額の切手も貼っておくのです。

急ぐ場合は、「速達」と赤字で記載してその分の切手も貼っておきます。

また、同封する書類には、署名・捺印してほしい箇所に付箋や鉛筆で印をつけ、わかりやすくしておきます。

送付書にはいつまでに返送してほしいか、署名や捺印する箇所がいくつあるかも、はっきりと箇条書きしておくとよいでしょう。

このような対応は、相手がお客様である場合には行っていても、自分が発注者の場合には切手や返送用封筒を省略することが多いのではないでしょうか。

しかし、「待っている時間」や「相手に催促する手間」はムダともいえます。

封筒と切手という小さな投資が、仕事の効率と質を向上させてくれます。

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