岡山市・倉敷市・総社市・玉野市で活動する税理士・会計事務所

2017-04-29

ビジネスメールは用件を分かりやすく確実に伝えることが求められますが、場合によってはとげとげしい言い方や無味乾燥な受け答えになることがあります。

相手との関係が良好でトラブルなどないときは気になりませんが、何かしら問題が発生して好ましくない状況や環境になったときは対応も殺伐としてきます。

特にメールのやり取りは文字として残るので、会話ではなんとも思わない言い回しが文字にすると感じ悪く伝わることもあります。

嫌悪な状態を避けるためにも伝え方をひと工夫したいものです。

例えば、状況を相手に尋ねる場合「どうなっていますか？」は「いかがでしょうか？」と書き換えると印象もソフトになります。

ほかにも原稿の進み具合を尋ねる場合は「まだですか？」と催促するより「いつごろ原稿を送っていただけますか？」の方が相手にプレッシャーを与えつつ期日も明確になります。

こちらが相手からの返答を急ぐときほど「どうしますか？」「どっちにしますか？」と詰問調になりがちです。

そんなとき、もっと穏やかに対応する言い回しとしておすすめしたいのが「いかがいたしましょうか？」です。

相手に詰め寄り問い正すのではなく、問いかけ、考える余地を与える言い回しに変えるだけで返信が早まることがあります。

自社主催のセミナーで会場を押さえたいが、希望する日時は予約でいっぱいと上司に伝える場合も「水曜日は満室ですが、木曜日なら予約可能だそうです。

いかがいたしましょうか？」と希望の水曜日はＮＧでも、翌日の木曜日はＯＫであると知らせ、上司が別案を検討しやすいように提案すれば「では、木曜日に」とか「木曜日は都合が悪いので、次の水曜日は？」と次のステップへ進みやすくなります。

問題が起きた場合も「どうしたらいいですか？」と相手に全面的に頼るのではなく、解決策や選択肢を事前に用意した上で「○○という対処を考えていますが、いかがいたしましょうか？」と尋ねれば相手も判断しやすくなり、物事が早く解決できるでしょう。

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