岡山市・倉敷市・総社市・玉野市で活動する税理士・会計事務所

2016-09-13

メールでは長くなりそうなこみ入った用件は事細かく書いて送るより、要点を整理して電話で連絡する方が早いこともあります。

相手に伝わるように書いて説明するのは時間を要します。時間を割き、言葉を選んで書いたのに相手にうまく伝わらず、こみ入った用件がさらに複雑になってしまったのでは元も子もありません。

相手がすんなり理解できるように「言葉を尽くす」ことは大切ですが、こみ入った用件を的確かつ迅速に説明するために「書く」以外の手段があることも検討してみましょう。

例えば最初に資料をメールで送信してから、それをもとに電話で説明する。

メールでは説明に時間がかかりそうな内容は先に電話で概要を伝え、詳細はメールで補足する。

文字では微妙なニュアンスが伝わりにくいと思うときも、何度もメールを書き直すより、ダイレクトに電話して説明する方が相手の反応も分かってお互いに納得できたりします。

決定や確認を急ぐ際もメールより電話の方が確実です。

逆に、読めば分かるとか、急を要さず電話するまでもない用件（「わかりました」「理解しました」といった返事だけのやり取りなど）はメールで済ませましょう。

相手の時間を無駄に奪わない、そして自分の時間も無駄にせず確実に伝えるには、メールがよいのか、電話がよいのかをその時々の状況に合わせて判断することが重要です。

携帯電話で仕事のやり取りをする場合、留守番電話のメッセージも伝達手段として有効活用しましょう。

メッセージを残す際に伝えるべきポイントは、用件の詳細より用件の重要度です。

留守電で用件が伝わる内容であればメッセージを残し、「返信は不要です」と言い添える。

メールでも伝わる内容であれば「詳細はメールでお送りします」とメールの伝達に切り替える。

電話でないと不都合な要件は「（至急）返信ください」とメッセージを残し、相手の返信を待つか「後ほどかけ直します」と再度連絡する。

メールでも電話でも、コンタクトを取る以上は、二度手間にならないような配慮が必要です。

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