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2015-03-07

「明日中に〇〇の書類の提出をお願いします」という依頼に対して「大丈夫です」という返答。

こうしたケースは、以前は話し言葉で多く見られましたが、メールの返信でも目にするようになりました。

「期限までに提出しますから大丈夫です」という意味の「大丈夫」なのですが、代わりに「承知しました。明日の10時には提出します」「分かりました。今日中に必ず提出します」といった返答であれば、相手も目途が立ち安心できます。

「ＹＥＳ」という返答に加えて、「いつ」までに行動できるかを具体的に示して書くと確実に相手に伝わるからです。

「打ち合わせの前に昼食を一緒にいかがですか」というメールに対しても、「大丈夫です」という返答では「ＹＥＳ」にも「ＮＯ」にもとれます。

「ＹＥＳ」と返答するのであれば、「ありがとうございます。では、お言葉に甘えてご一緒させていただきます」。

「ＮＯ」の返答であれば、「午前中に別件の打ち合わせがあり、昼食時間が移動の時間と重なります。

せっかくなのですが、打ち合わせの時間に伺います」といった説明をするほうが分かりやすいでしょう。

答える側が簡単で楽な返答ほど、相手にはきちんと返答の意図が伝わっていないことがあります。

特に「大丈夫です」という表現は、それだけを単独で使うとどのようにでも解釈できてしまう「都合のいい」言葉なので、「何が」大丈夫なのか分からないことがあります。

その他にも、どちらがいいのか尋ねているのに「どちらでもいいです」とか、できるかどうかの可否を聞いているのに「多分、できると思います」といったあいまいな返答も相手を困惑させます。

ビジネスメールでは「ＹＥＳ」か「ＮＯ」か、対応が可能か不可能かをはっきりと意思表示することを心掛けましょう。

きちんと相手に自分の意思や意図が伝わっていないと、やりとりに手間取って長引いたり、誤解やトラブルを招きかねません。

はっきり言い切るか、そうできないときは検討していつまでに返信するとか代替案を提案するほうが相手に対して親切です。

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