岡山市・倉敷市・総社市・玉野市で活動する税理士・会計事務所

2015-01-18

依頼や確認の問い合わせをメールで行ったとき、「多分、大丈夫だと思います」という返信だったら・・・、受け取る側は「本当に大丈夫だろうか？」と不安になります。

状況に不安要素があるとか、対応に自信がない、といった場合にこのような返信をしてしまいがちです。

上記の返答が相手に不安感を与えてしまう要素として次の３点が挙げられます。

1.多分／そうなるだろう、そうであろうと推量する言葉で断定を避けているため、相手は見通しがつきません。

「おそらく」「できるかどうか分かりませんが」も同類の表現です

2.大丈夫／便利な言葉ですが、何が大丈夫なのかが伝わりにくい表現です。

この場合も「お任せください」の大丈夫なのか、「なんとかやってみる、とりあえず」の大丈夫なのかがよく分かりません

3.と思います／断定を避けるときの常とう句ですが、「思う」と「する」では、自ずと結果が変わってきます。

相手が求めるているのは予想や推測レベルの「思う」ことではなく、何をどうするのか、何をどうしたのかという「行動」ですいずれも日本語にありがちな婉曲表現ですが、こうした言葉を使った返答では相手を説得したり、満足感を与えたりすることはできません。

「はっきり」相手に伝えるとは本音をさらけ出すことではなく、自分と相手の認識や理解の一致を確認すること。

「はっきり」伝えるの反対は「なんとなく」伝えるです。

場合によっては敢えてぼかしたり、曖昧にしたりして明言を避けるというテクニックもありますが、通常の仕事のやり取りでは「なんとなく」伝えるのは間違いの元です。

「多分～じゃないですか」「分かりませんが、大丈夫なはずです」「おそらく～だと思います」といった推測や憶測で返事をするのではなく、「確認する・裏づけを取る・調べる」という行為をベースにした確かな返答を心掛けましょう。

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